Nesse capítulo será abordado a questão do planejamento do evento, afinal sabe-se que essa etapa é muito importante, pois determina todas as decisões que serão tomadas, além de evitar diversos transtornos.
Determinação do conceito do evento:
Tem-se como definição base do evento os três segmentos: tema central, missão e objetivos.
Tema Central:
Defini-se tema central como o próprio título do evento, ou então uma descrição bem elaborada.
Há uma forte relação entre a escolha do nome e o sucesso do evento, e quanto mais segmentado o mesmo for, maior será também o seu sucesso. Pois, se trata do “cartão de visita” do evento, é uma das coisas que chama a atenção do publico, juntamente com os patrocinadores.
Missão:
A missão deve ser duradoura, pois no decorrer do evento, podem ser necessárias algumas alterações. Assim, a missão deve conter o seu propósito descritivo, juntamente com sua contribuição para o mercado. A missão não deve ser algo de conhecimento restrito ao organizador do evento, a divulgação para o público é o diferencial, pois, as pessoas poderão identificar isso como um interesse em comum.
Objetivos:
Na própria missão o objetivo pelo qual o evento foi criado é mencionado. “Definir objetivos significa saber o que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos”, determinando cada qual a sua prioridade. E os objetivos são categorizados em duas formas o principal e os secundários.
Objetivo principal:
O evento deve ter como principal propósito um dos itens abaixo:
1) o relacionamento;
2) a divulgação da marca;
3) a execução de negócios e vendas;
O objetivo principal precisa focar em apenas um dos itens acima, porque, como já foi dito, quanto mais segmentado for o mesmo maior o sucesso. Assim deve enfatizar o que realmente será trabalhado, evitando dispersar em diversas linhas de pensamento.
Objetivos secundários:
São os objetivos que informam aos patrocinadores, os motivos pelos quais deverão investir no evento. Nesse espaço, também é permitido detalhar mais os outros detalhes agregando mais informações e consequentemente atraindo mais pessoas.
Identificação do Público-Alvo e do Perfil dos Convidados:
O público-alvo é definido a partir do tipo de pessoas que serão convidadas a participar do evento. Essas pessoas podem ser de diferentes regiões, perfis e segmentos. A definição do público-alvo baseia-se nos objetivos do evento. Essas definições de público levam em consideração pessoas físicas ou jurídicas, focando o evento para atender determinado perfil.
Para o público corporativo, os eventos tem caráter específico. É definido pelos itens: definição de segmentos, objetivos e expectativas das empresas que participam; e definição de segmentos, objetivos e expectativas dos profissionais participantes do evento.
No público de consumidores, ou pessoas físicas, leva-se em consideração a estimativa de pessoas que irão participar do evento e as suas características. A definição deste público é composta por: expectativas, objetivos e segmentação dos participantes; e expectativa de ter audiência durante as etapas do evento.
Escolha do Formato do Evento:
Tendo-se estabelecido o conceito e público-alvo do evento, e necessário definir o formato do evento, que é composto pelos itens: data, local, atividades e programa.
A escolha da data é uma etapa muito importante nas definições de um evento. Para escolher a data, deve-se levar em consideração os promotores, patrocinadores e convidados do evento. Pra que se defina uma boa data para realização de um evento, algumas observações são importantes: como pesquisar datas comemorativas (regionais, nacionais e internacionais), eventos concorrentes, dias da semana mais apropriados (historicamente, reúne um número maior de participantes nas terças e quintas-feiras), data de fechamento de vendas e sazonalidade.
Outro ponto importante é a definição do local onde será realizado o evento. Pra fazer esta escolha, é pesquisado sobre um local que possui a "cara" do evento, a infra-estrutura necessária e se o local condiz com os valores disponíveis.
As atividades são ações que ocorrem de diversas formas dentro de um evento tendo intenções diferentes também, de acordo com os objetivos traçados. Algumas dessas atividades são: palestras (ministradas por pessoas contratadas ou pelos próprios patrocinadores), reuniões, ações sociais (culturais e de entretenimento) além de estandes de exposições e vendas. São através dessas atividades que e possível promover a interação entre os participantes e seus diversos segmentos.
Programa
Após se saber o que será realizado no evento, é preciso se montar um programa com horários, conteúdo e duração do que será exposto no evento. De modo geral, o programa tem que ter: dias de duração; horários de início e término; horários de início e término de cada palestra e atividade; palestrantes e pequeno histórico de cada um deles; resumo de cada palestra com tópicos-chaves; sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso; horários e locais das refeições; atividades paralelas como passeios; atividades esportivas; excursões; dias livres e outros.
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