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Devido a escolha do grupo o nosso blog mudou, o nosso novo blog agora é http://brototur.blogspot.com/ agradecemos a compreensão de todos.

CAPÍTULO 03 – BENEFÍCIOS AOS PATROCINADORES E COTAS DE PATROCÍNIO.

            Depois de definidas as atividades que serão realizadas no evento, é possível observar quais e de que forma os patrocinadores serão beneficiados, pois é através das possibilidades de benefícios que o promotor define as cotas e seus valores para serem comercializados.

           

Seleção dos benefícios oferecidos aos patrocinadores

 

            Como já foi dito anteriormente, os benefícios estão associados a um ou aos três principais objetivos: exposição da marca, relacionamento e venda. Existem algumas regras para uma adequada distribuição dos benefícios, e estas são: divulgação na mídia, todo evento precisa ser divulgado pela mídia, e através das divulgações colocarem anúncios dos patrocinadores; assessoria de imprensa, que ao apresentarem seu evento fazem agradecimentos aos patrocinadores; peças de divulgação, além da mídia são utilizados, por exemplo, os folders, que divulgam o evento e tem espaço dedicado aos patrocinadores; merchandising, que apresenta inúmeras formas, como por exemplo, inserção da logomarca em material sinalizador do evento, no qual têm a marca do patrocinador também exposta; distribuição de material promocional da empresa patrocinadora; oferecer brindes, o que causa simpatia aos convidados e portanto gera uma boa exposição do evento e consequentemente do patrocinador; divulgação de vídeo, onde a marca é divulgada para o público do evento; patrocínio do translado, fretar meios de transporte e neles estarão as marcas dos patrocinadores; patrocínio do keynote speaker, é o patrocínio exclusivo do palestrante a um patrocinador, que terá sua marca incluída no trabalho do palestrante entre outras formas de benefícios.

 

Palestras durante o evento

 

            A oportunidade dos patrocinadores de divulgarem suas marcas em palestras nos eventos os atrai muito, independentes do local, que variam de reuniões paralelas a peças de teatro. Porém são necessários alguns cuidados em relação a esses benefícios, e estes são: que os horários nobres sejam reservados aos patrocinadores mais valiosos; os patrocinadores têm que estar de acordo com o tema do evento para não causar distorção visual ao público, apresentando então características que se assemelhem ao evento; a duração das palestras não deve ultrapassar 30 minutos, que é o tempo ideal para transmitir a sua mensagem e atrair novos contatos; os palestrantes devem ser bem escolhidos, e devem respeitar alguns critérios como notoriedade no assunto, nível hierárquico e domínio da platéia e faz-se necessário também, para serem divulgados no programa do evento, os dados, como nome e histórico, dos palestrantes.

 

Ações sociais, culturais e de entretenimento

 

É raro existir um evento que não proporciona um momento de lazer aos seus convidados, como shows ou ate mesmo um almoço. Sendo assim cria uma boa oportunidade para o evento de interagir o publico com os patrocinadores, além de expor a marca do mesmo.

Ações sociais e de entretenimento incluem:

 

Atividades esportivas; é importante que sejam pesquisados os esportes que atrairiam a maioria do publico presente para que haja a correta escolha, como por exemplo esportes da “moda” que atraem mais publico.

Almoço, jantares, coffee breaks, coquetéis e outros; na maioria dos eventos existe a necessidade de oferecer uma dessas refeições aos participantes.

Salas de relaxamento ou beleza; quando o evento tem duração prolongada e agenda intensa é recomendável oferecer momentos de relaxamento aos convidados.

Shows; oferecer shows de artistas conhecidos do publico em geral, ou de interesse especifico do publico presente, é um complemento importante ao evento.

Cursos de aperfeiçoamento pessoal; podem estar inclusos nesta ação cursos de culinária, artes, degustação de vinhos e palestras de auto-ajuda, entre outros, promovendo relacionamento e bem-estar. Quando o evento é de teor técnico, muitas vezes maçante, é simpático ofertar, por exemplo, uma clínica gastronômica.

Sala de Internet; permanecer, hoje em dia, por mais de algumas horas sem acessar e-mails, sejam pessoais sejam profissionais, ou mesmo sem consultar a Internet é difícil. Sendo assim quando se está planejando um evento, é importante estar “antenado” para esse fato e prever um ponto de Internet em ambiente dedicado, com facilidades como acesso com banda larga e rede wireless.

Visitação exclusiva; eventos do tipo cultural ou esportivo, pode-se organizar visitas ao camarim dos artistas de uma peça de teatro; aos estúdios de uma filmagem ou ao vestiário de esportistas, entre outras.

 

Estratégia pré e pós-evento

 

Muitas das empresas que patrocinam um evento o fazem com interesse na obtenção da lista de presentes, com o máximo de informações possível, afinal esse é um dos grandes desafios de marketing das empresas de qualquer porte, tipo ou área. Se a empresa não desenhou uma estratégia pós-evento, antes mesmo de o evento se iniciar, de nada adiantará patrociná-lo com o intuito de obter essa lista.

Apesar de muitas empresas promotoras de eventos não atentarem para a importância de oferecer apoio nessas ações, como parte integrante do projeto de patrocínio, são várias as vantagens desse tipo de abordagem. Com isso, o promotor do evento está aprofundando seu relacionamento com o patrocinador, superando as expectativas tradicionais e, conseqüentemente, gerando outras receitas decorrentes dessa edição, além de garantir a venda da próxima edição desse evento ou de outros por ele promovidos ou organizados. O apoio às ações pós-evento pode ser padronizado e oferecido a todos os patrocinadores de uma mesma forma ou customizado de acordo com o interesse particular de cada um.

E sempre importante se perguntar: “Se eu estivesse patrocinando este evento para obter o mailing dos participantes, o que eu gostaria que me fosse oferecido a mais como parte de minha estratégia pós-evento?”. Algumas idéias de ações pós-evento que podem ser oferecidas aos patrocinadores são:

 

Mais do que um RSVP. Contar com um RSVP (iniciais da expressão francesa “Répondez, s’il vous plait”) ativo e passivo, quando aplicável, é essencial para convencer um possível patrocinador de que haverá esforço em atingir o publico desejado, mas não é suficiente para dar garantias de que ele receberá, após o evento, material suficiente para conhecer, na profundidade a ele necessária, o perfil e as características desse publico. Existem ações de pré-evento que podem e devem ser apoiadas por um RSVP diferenciado e completo. Esse RSVP terá de ser mais do que um captador de sim ou não, devera ser fonte rica de dados sobre os convidados que com ele interagirem. Ações que podem ser executadas ainda no RSVP e que são altamente atrativas quando mencionadas a patrocinadores incluem:

Pesquisas de perfil;

Pesquisas especificas para o evento;

Pesquisas de lembrança da marca;

Pesquisas de conteúdo.

 

Contato pré-evento. De posse das informações levantadas anteriormente ao evento sobre o perfil dos confirmados, seja por meio do próprio relacionamento do promotor, seja por meio do RSVP, o patrocinador pode interagir com os confirmados ainda antes da data do evento. Varias ações podem ser oferecidas, de acordo com o interesse do patrocinador e as possibilidades do promotor. Por exemplo:

 

Envio de material promocional do patrocinador antecipando o que será apresentado e mencionando o interesse, já pesquisando, do convidado sobre determinado assunto.

Reforço do convite.

Envio de brindes.

Pesquisa de conteúdo.

 

Mailing dos participantes. Assim como o RSVP é importante para qualificar os confirmados do evento, a lista dos convidados que compareceram o é para identificar o publico com o qual os patrocinadores poderão interagir após o evento, utilizando-se também de informações coletadas durante o evento.

Envio de material. Após o evento, o patrocinador pode ter interesse em enviar aos participantes uma carta de agradecimento, personalizada com relação ao destinatário e ao conteúdo.

Pós-evento. Com a estratégia pós-evento prevê ações perenes, é muito comum que o patrocinador se interesse em manter e fortalecer o relacionamento com os participantes não somente por meio de correspondências, mas principalmente pelo contato pessoal.

Administração do mailing e das ações. Todas as ações pré e pós-evento anteriormente citadas dependem de estrutura e de com planejamento. Já foi dito que é possível ao promotor do evento oferecer parte de sua estrutura dedicada à organização do evento também ao planejamento das ações pré e pós-evento. Entretanto, se o promotor vir isso como potencial negocio, ele pode ir além e montar uma estrutura separada dedicada exclusivamente à administração de mailing e de ações de relacionamento.

 

Avaliação do evento

 

O resultado da avaliação do evento, com diversas analises de participantes ou do evento como um todo é muito importante, não somente para facilitar a negociação do patrocínio, como também para que o próprio promotor do evento possa entender os pontos fortes e fracos que servirão de base para melhoria nas próximas edições.

 

Cálculo do Valor de Evento

 

Identificar o valor do evento é uma tarefa importante e complexa na qual, o promotor do evento precisa garantir as margens de lucro e atrair investimentos. Nesse processo ele considera os fatores internos e externos que influenciam na definição desse valor e após considera estratégias de precificação.

Para definir o valor total de um evento é necessário cumprir algumas etapas que serão analisadas a seguir.

 

Identificar o custo do evento

 

Para ter uma estimativa o organizador deve fazer levantamento de todos os custos envolvidos no evento. Como não é possível saber os custos com precisão nesse primeiro momento, ele deve tomar por base o maior número de itens com maior valor financeiro que representem de 60% a 80% do total, encontrando o Custo Levantado (CL), e levantar custos não previstos que representam de 40% a 20% restantes. A soma do Custo Levantado com os custos não previstos é igual a ao Custo Final Estimado (CFE), sendo este o orçamento do evento.

 

Calcular o valor do evento

 

Para calcular o valor de um evento é de extrema importância que os profissionais estejam antenados as mudanças e se adaptem rapidamente as mesmas. Pode se citar três formas diferentes de calcular o valor de um evento, sendo elas, fase de baixa concorrência, na qual o preço é igual à margem (lucro pretendido) mais o custo; a fase de alta concorrência, na qual a margem é igual ao preço menos o custo; e a fase da busca pela vantagem competitiva, onde o preço é igual à margem mais o custo.

Assim, é importante que o promotor pesquise antes de definir o valor para seu evento procedendo de forma mais viável, a fim de realizar um evento de sucesso.

 

Decisões sobre níveis de cotas de patrocínio

 

O promotor define cotas de patrocínio dividias em vários níveis, quando tem interesse na participação de mais de um patrocinador. Cotas de patrocínio são parcelas definidas previamente da parte total do valor do evento que cabem a cada patrocinador. Os níveis de cotas correspondem a uma forma de diferenciar as cotas de patrocínio por meio do conjunto de benefícios próprio e único para cada nível.

Há três possibilidades de dividir o valor total do evento em cotas de patrocínio.

 

Um único patrocinador

 

Dependendo do valor que se necessita para cobrir todos os custos de um evento, é possível consegui-lo com apenas um grande patrocinador. Nesse processo a arrecadação da verba geralmente é mais rápida, já que ocorre negociação com apenas uma empresa.

 

Mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios similares

 

O promotor oferece apenas um nível de cota, com o valor do evento sendo dividido em mesma quantidade entre os patrocinadores. Nesse caso é interessante que os investidores tenham o mesmo porte e condições financeiras, para evitar dificuldades.

 

Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados

 

São estabelecidos diferentes níveis, onde o valor é distribuído em diferentes proporções entre os patrocinadores. Neste caso é importante ter benefícios suficientemente diferenciados para comportar mais de um nível de cota de patrocínio.

Considerando essas formas de decisões sobre os níveis de cotas de patrocínio, cabe ao promotor do evento avaliar qual se encaixa melhor ao evento que pretende realizar de forma que escolha a melhor opção no intuito de maximizar suas chances de sucesso.

 

CAPÍTULO 02 – ESTRUTURAÇÃO DA IDÉIA DE UM EVENTO EM PROJETO.

Nesse capítulo será abordado a questão do planejamento do evento, afinal sabe-se que essa etapa é muito importante, pois determina todas as decisões que serão tomadas, além de evitar diversos transtornos.

Determinação do conceito do evento:

Tem-se como definição base do evento os três segmentos: tema central, missão e objetivos.

 

Tema Central:

 

Defini-se tema central como o próprio título do evento, ou então uma descrição bem elaborada.

Há uma forte relação entre a escolha do nome e o sucesso do evento, e quanto mais segmentado o mesmo for, maior será também o seu sucesso. Pois, se trata do “cartão de visita” do evento, é uma das coisas que chama a atenção do publico, juntamente com os patrocinadores.

 

Missão:

 

A missão deve ser duradoura, pois no decorrer do evento, podem ser necessárias algumas alterações. Assim, a missão deve conter o seu propósito descritivo, juntamente com sua contribuição para o mercado. A missão não deve ser algo de conhecimento restrito ao organizador do evento, a divulgação para o público é o diferencial, pois, as pessoas poderão identificar isso como um interesse em comum.

 

Objetivos:

 

Na própria missão o objetivo pelo qual o evento foi criado é mencionado. “Definir objetivos significa saber o que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos”, determinando cada qual a sua prioridade. E os objetivos são categorizados em duas formas o principal e os secundários.

 

            Objetivo principal:

           

O evento deve ter como principal propósito um dos itens abaixo:

 

1) o relacionamento;

2) a divulgação da marca;

3) a execução de negócios e vendas;

 

O objetivo principal precisa focar em apenas um dos itens acima, porque, como já foi dito, quanto mais segmentado for o mesmo maior o sucesso. Assim deve enfatizar o que realmente será trabalhado, evitando dispersar em diversas linhas de pensamento.

 

            Objetivos secundários:

 

São os objetivos que informam aos patrocinadores, os motivos pelos quais deverão investir no evento. Nesse espaço, também é permitido detalhar mais os outros detalhes agregando mais informações e consequentemente atraindo mais pessoas.

 

 

Identificação do Público-Alvo e do Perfil dos Convidados:

 

O público-alvo é definido a partir do tipo de pessoas que serão convidadas a participar do evento. Essas pessoas podem ser de diferentes regiões, perfis e segmentos. A definição do público-alvo baseia-se nos objetivos do evento. Essas definições de público levam em consideração pessoas físicas ou jurídicas, focando o evento para atender determinado perfil.

Para o público corporativo, os eventos tem caráter específico. É definido pelos itens: definição de segmentos, objetivos e expectativas das empresas que participam; e definição de segmentos, objetivos e expectativas dos profissionais participantes do evento.

No público de consumidores, ou pessoas físicas, leva-se em consideração a estimativa de pessoas que irão participar do evento e as suas características. A definição deste público é composta por: expectativas, objetivos e segmentação dos participantes; e expectativa de ter audiência durante as etapas do evento.

 

 

Escolha do Formato do Evento:

 

Tendo-se estabelecido o conceito e público-alvo do evento, e necessário definir o formato do evento, que é composto pelos itens: data, local, atividades e programa.

A escolha da data é uma etapa muito importante nas definições de um evento. Para escolher a data, deve-se levar em consideração os promotores, patrocinadores e convidados do evento. Pra que se defina uma boa data para realização de um evento, algumas observações são importantes: como pesquisar datas comemorativas (regionais, nacionais e internacionais), eventos concorrentes, dias da semana mais apropriados (historicamente, reúne um número maior de participantes nas terças e quintas-feiras), data de fechamento de vendas e sazonalidade.

Outro ponto importante é a definição do local onde será realizado o evento. Pra fazer esta escolha, é pesquisado sobre um local que possui a "cara" do evento, a infra-estrutura necessária e se o local condiz com os valores disponíveis.

As atividades são ações que ocorrem de diversas formas dentro de um evento tendo intenções diferentes também, de acordo com os objetivos traçados. Algumas dessas atividades são: palestras (ministradas por pessoas contratadas ou pelos próprios patrocinadores), reuniões, ações sociais (culturais e de entretenimento) além de estandes de exposições e vendas. São através dessas atividades que e possível promover a interação entre os participantes e seus diversos segmentos.

 

Programa

 

Após se saber o que será realizado no evento, é preciso se montar um programa com horários, conteúdo e duração do que será exposto no evento. De modo geral, o programa tem que ter: dias de duração; horários de início e término; horários de início e término de cada palestra e atividade; palestrantes e pequeno histórico de cada um deles; resumo de cada palestra com tópicos-chaves; sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso; horários e locais das refeições; atividades paralelas como passeios; atividades esportivas; excursões; dias livres e outros.

Capítulo 01 – Geração, Seleção e Teste de Ideias para Eventos.

O setor de eventos tem se desenvolvido cada vez mais em considerável rapidez.

Para Kotler, é a partir de 1950 que se inicia a organização de eventos voltada à área de promoções e de vendas.

No tempo contemporâneo observa-se uma visível evolução e, consequentemente, mudanças significativas nos eventos. Contudo, observa-se também que houve um aumento da oferta no qual, a qualidade não acompanhou. Assim, muitos eventos se tornaram banais e repetitivos.

Nesse contexto tornou-se necessário que o proponente de eventos se tornasse mais criativo, elaborasse melhor estruturação dos eventos, alem de desenvolver grande capacidade de comunicação, dentre outras características.

A partir desse quadro mais exigente para os organizadores de eventos cria-se, estrutura-se e vende-se um projeto de qualidade.

Atualmente, sabe-se que o setor de eventos pode ser facilmente comparado as empresas, pois em função das alterações que o mercado tem sofrido, torna-se necessário se adequar a tal evolução. Um grande exemplo é a acirrada competitividade dentro desse mercado, portanto quem é criativo e busca mostrar o seu diferencial apresenta vantagens sob os demais.

Para melhor estruturar as ideias de um novo evento, sugere-se seguir as respectivas etapas: geração de ideias, seleção de ideias e teste e avaliação das ideias selecionadas.

A etapa de geração de ideias é algo de grande valia, pois, muitos profissionais apostam na sua primeira visão de um evento. Entretanto, acumular diversas destas, e posteriormente, formular uma a partir das mesmas seria o mais conveniente.

Algumas técnicas como: observação, auto-análise, leitura, brainstorming, network, fazem a diferença ao consolidar um evento, propriamente dito. Afinal, as pessoas que são observadoras, reflexivas, sábias, participativas em reuniões e de conversas informais conseguem assimilar imagem com conceitos e acabam, que se sobressaem. Essas fontes de gerações de ideias podem ser classificadas em duas categorias: internas e externas.

A categoria interna é uma grande parte das ideias utilizadas por uma empresa, surgindo dentro dela mesma. Essas ideias nem sempre são devidamente reconhecidas, e há casos em que a maioria delas podem trazer grandes melhoras e benefícios para o evento.

Existem várias formas de se obter informações a respeito das opiniões e ideias sobre os eventos. São as formas que podem ajudá-lo ou influenciá-lo.

As pessoas que fazem parte da equipe de vendas são aquelas que, possuem contato direto com os determinados "consumidores" dos eventos. É esse um dos motivos que leva esta equipe, a saber, informações muito importantes para a melhora dos serviços prestados pela empresa.

As equipes que são responsáveis pelo suporte e atendimento recebem todas as críticas, elogios e expectativas em relação ao evento que, aconteceu ou irá acontecerá

Muitas empresas utilizam também as caixas de sugestões e pesquisas internas para obter informações e novas ideias. Geralmente, a caixa de sugestões o assunto sempre está em aberto e o da pesquisa interna e algo voltado para algum assunto em específico, no qual a empresa deseja saber ou ter a opinião de seus funcionários. Também é possível encontrar empresas que já possuem uma estrutura voltada para o desenvolvimento de ideias e melhorias.

Todos esses componentes citados, juntos ajudam no desenvolvimento e criação de ideias que visam à melhoria dos eventos.

Outra maneira de se gerar ideias, é através do ambiente externo da empresa, podendo-se aproveitar os contatos com as demais empresas, clientes ou concorrentes, além de se observar o próprio ambiente, no qual pode-se ter exemplos de outros eventos, de anúncios, reportagens, leituras diversas e outros, que auxiliam na criação de outras ideias.

Analisa-se no processo rápido de seleção de idéias os seguintes critérios: o de demanda, que tem como objetivo observar se existe uma demanda, qual o tamanho dela e se ela vai gerar lucro perante a concorrência; o critério de competência interna, que exige algumas competências como possuir técnica de execução de idéias, recursos internos ou parcerias, viabilizar projetos, criar vantagens na competitividade e outros.

Para obter uma seleção de idéias segundo os critérios da demanda e competência interna, deve-se posicionar os quadrantes respeitando o nível de adequação, de forma que quanto mais alta for a demanda, mais à esquerda a ideia deve ser posicionada e quanto maior for a competência interna de execução, mais acima a ideia deve ser posicionada. Desta forma podem-se obter os resultados nos quais, uma empresa necessita; “mais chances” no mercado, se têm “necessidade de altos investimentos”, deve-se fazer “restrição de demanda” ou que possui “menores chances” no mercado.

Este processo de seleção de idéias pode ser praticado por profissionais da empresa ou até mesmo pela direção da empresa.

Após a etapa acima, é necessário analisar e verificar se a mesma representará valor real e único ao cliente, e se irá manter-se ao decorrer do prazo, a esse processo se denomina o grau de inovação no mercado.

Depois que se escolhe uma idéia é conveniente testá-la antes de iniciar seu desenvolvimento e implementação.

No setor de eventos é feita uma pesquisa com o produto, onde o teste é feito através de material impresso que descreve a estratégia, o objetivo, o público-alvo e as características do evento.

Assim, o promotor faz visitas planejadas, com um roteiro de perguntas necessárias, aos clientes. Após o processo de gerar, selecionar e testar a melhor ideia o promotor estrutura a ideia selecionada, fomentando por fim o evento.